Di era bisnis modern, komunikasi yang lancar antar bagian dalam perusahaan menjadi kebutuhan utama. Salah satu teknologi yang mendukung hal ini adalah sistem PABX (Private Automatic Branch Exchange). Sistem ini banyak digunakan di perkantoran, rumah sakit, sekolah, hingga pusat layanan pelanggan karena kemampuannya mengatur lalu lintas panggilan secara efisien.
Namun, bagaimana sebenarnya cara kerja sistem PABX dalam mengelola komunikasi internal dan eksternal sebuah perusahaan? Artikel ini akan membahasnya secara lengkap, termasuk komponen penting dan alur panggilan yang terjadi di dalamnya.
Daftar isi
Sekilas tentang PABX
PABX adalah sistem telepon internal yang memungkinkan banyak pengguna telepon dalam satu organisasi untuk saling berkomunikasi tanpa perlu tersambung langsung ke jaringan publik (Public Switched Telephone Network / PSTN). Selain itu, sistem ini juga dapat menghubungkan telepon internal ke jalur eksternal secara otomatis saat dibutuhkan.
Dengan PABX, perusahaan tidak perlu menyediakan saluran telepon untuk setiap meja. Cukup beberapa saluran luar, dan semua panggilan internal bisa dilakukan dengan bebas biaya tambahan.
Komponen Utama dalam Sistem PABX
Sebelum membahas cara kerja sistem PABX, mari kenali terlebih dahulu komponen penting dalam sistem ini:
- Switching unit: Komponen utama yang mengatur jalur panggilan. Saat ada panggilan masuk atau keluar, switching unit menentukan ke mana panggilan harus diarahkan.
- Trunk line: Jalur penghubung antara sistem PABX dan jaringan telepon umum (PSTN atau VoIP).
- Extension line: Jalur yang menghubungkan masing-masing perangkat telepon di dalam perusahaan ke PABX.
- Operator console atau server PABX: Unit kontrol yang mengelola konfigurasi, fitur tambahan (seperti voicemail atau call forwarding), dan manajemen sistem.
- Power supply dan backup: Sumber daya utama dan cadangan untuk memastikan sistem tetap berjalan meskipun terjadi pemadaman listrik.
Cara Kerja Sistem PABX: Alur Komunikasi Masuk, Keluar, dan Internal
Panggilan masuk dari luar
Saat seseorang dari luar perusahaan menelpon nomor utama perusahaan, panggilan akan diterima oleh PABX system terlebih dahulu.
Sistem kemudian akan mengarahkan panggilan ke ekstensi atau departemen yang dituju berdasarkan konfigurasi yang telah diatur sebelumnya, misalnya melalui input dari resepsionis, IVR (Interactive Voice Response), atau pengaturan langsung ke nomor ekstensi.
Contoh:
Pelanggan menekan “1” untuk layanan pelanggan, maka panggilan otomatis dialihkan ke ekstensi tersebut.
Panggilan keluar dari internal
Ketika seorang karyawan ingin menelpon ke luar (misalnya ke klien), ia cukup menekan kode akses keluar (misalnya 0 atau 9), kemudian nomor tujuan. PABX akan mengarahkan panggilan melalui salah satu jalur trunk yang tersedia, lalu menghubungkannya ke jaringan publik.
Sistem ini juga dapat mencatat panggilan keluar untuk kebutuhan monitoring atau billing internal.
Panggilan internal
Untuk komunikasi antar rekan kerja, pengguna cukup menekan nomor ekstensi masing-masing. Panggilan akan langsung tersambung tanpa melalui jaringan luar, sehingga tidak menimbulkan biaya tambahan. Hal ini sangat menghemat biaya operasional, terutama di perusahaan besar dengan banyak departemen.
Fitur Tambahan yang Bekerja Bersama PABX
Selain mengatur jalur komunikasi, PABX modern juga mendukung berbagai fitur otomatis yang memperkuat efisiensi komunikasi, seperti:
- Call forwarding: Mengalihkan panggilan ke nomor lain jika tidak dijawab.
- Voicemail: Menyimpan pesan suara saat penerima tidak tersedia.
- Call waiting: Memberi tahu pengguna bahwa ada panggilan lain masuk saat sedang berbicara.
- Auto-Attendant / IVR: Menyambut penelepon dengan menu suara otomatis dan pilihan navigasi.
- Conference call: Menghubungkan beberapa pengguna dalam satu panggilan.
Kesimpulan
Cara kerja sistem PABX pada dasarnya adalah sebagai sistem pengatur lalu lintas komunikasi di dalam organisasi. Sistem ini mengatur ke mana panggilan harus diarahkan, baik masuk, keluar, maupun internal, dengan efisien dan hemat biaya.
Dengan mengenali cara kerja dan komponen dalam sistem PABX, Anda akan lebih mudah memahami bagaimana teknologi ini mendukung kelancaran operasional bisnis. Terlebih, jika Anda berencana menerapkan atau meng-upgrade sistem komunikasi di perusahaan, memahami alur kerja PABX adalah langkah awal yang penting.
Jika Anda belum memiliki sistem PABX atau ingin memastikan perangkat Anda sesuai dengan regulasi di Indonesia, pastikan untuk membaca artikel utama kami tentang Private Automatic Branch Exchange dan regulasinya di Indonesia!
Leave a Comment