Setiap perusahaan yang ingin menjual produk ICT di pasar Vietnam harus wajib melalui proses sertifikasi dari Ministry of Science and Technology (MOST). Salah satu tahap krusial dari proses ini adalah mempersiapkan dokumen untuk sertifikasi MOST secara lengkap dan sesuai format,
Kebanyakan kasus, perusahaan mengira dokumennya sudah siap untuk diajukan, padahal sering kali ada detail kecil yang terlewat, mulai dari tanda tangan yang tidak sesuai, hingga format file yang tidak diakui oleh regulator.
Karena itu, memahami daftar dokumen dan cara mempersiapkannya dengan besar bisa mempercepat proses sertifikasi sekaligus menghindari revisi yang memakan waktu.
Daftar isi
Kenapa Dokumen Jadi Penentu dalam Sertifikasi MOST?
Setiap pengajuan sertifikasi akan dinilai berdasarkan kelengkapan dan kesesuaian dokumen yang dikirimkan oleh pemohon sertifikat.
MOST dan lembaga terkait seperti VNTA (Vietnam Telecommunication Authority) menggunakan dokumen tersebut sebagai dasar untuk menilai apakah produk memenuhi persyaratan teknis dan administratif.
Jika ada kekurangan, proses sertifikasinya bisa tertunda cukup lama. Itu sebabnya, sebelum mengajukan permohonan, perusahaan sebaiknya sudah mempersiapkan semua dokumen untuk sertifikasi MOST jauh hari sebelumnya agar pengujian bisa dilakukan tanpa hambatan yang berarti.
Daftar Dokumen yang Wajib Disiapkan
Berikut beberapa dokumen yang biasanya diminta oleh regulator saat proses sertifikasi MOST berlangsung:
- Formulir permohonan: Biasanya disiapkan dalam bentuk draf oleh konsultan sertifikasi dan harus ditandatangani oleh pemegang sertifikat.
- Spesifikasi teknis produk: Berisi rincian fungsi, fitur, dan karakteristik utama perangkat yang akan disertifikasi.
- Foto label produk: Menampilkan merek, model, serta informasi dasar seperti nomor sering dan nama produsen.
- Informasi sampel uji: Menjelaskan unit produk yang dikirim untuk pengujian, termasuk versi perangkat lunak atau firmware yang digunakan.
- Sertifikat ISO 9001:2015 pabrik: Bukti bahwa pabrik memiliki sistem manajemen mutu yang diakui secara internasional.
- Prosedur pengujian dan perangkat lunak pendukung (test SOP & software): Memastikan metode pengujian sesuai standar MOST.
- Deklarasi pabrik (factory declaration): Surat resmi dari produsen yang menegaskan tanggung jawab terhadap kualitas produk.
- Surat pernyataan pengiriman sampel: Menunjukkan bahwa produk dikirim untuk pengujian dan bukan untuk kegiatan komersial.
- Lisensi bisnis pemegang sertifikat: Menunjukan bahwa pihak pemegang sertifikat terdaftar secara sah di Vietnam.
Setiap dokumen memiliki format khusus, dan sebagian perlu disahkan atau dilegalisasi sebelum diajukan ke otoritas Vietnam,
Cara Memastikan Dokumen Sudah Sesuai
Meski terlihat sederhana, menyiapkan dokumen untuk sertifikasi MOST sebenarnya cukup detail. Perbedaan kecil seperti ketidaksesuaian nama perusahaan di antara dokumen atau ketiadaan cap resmi bisa membuat pengajuan ditolak sementara.
Karena itu, tahapan review dokumen sebaiknya dilakukan sebelum pengiriman. Biasanya lembaga pendamping sertifikasi akan membantu meninjau ulang setiap berkas agar sesuai dengan ketentuan MOST dan VNTA. Proses ini juga meminimalkan potensi revisi yang dapat memperlambat waktu pengujian.
Dukungan Profesional untuk Proses Sertifikasi MOST
Mengurus sertifikasi lintas negara tentu tidak mudah. Setiap lembaga memiliki sistem dan aturan administratif yang berbeda. Untuk itu, banyak produsen memilih bekerja sama dengan lembaga profesional seperti Dimulti yang sudah berpengalaman menangani dokumen dan prosedur MOST.
Melalui layanan ini, perusahaan akan dibantu mulai dari penyiapan dokumen, penerjemahan resmi, hingga koordinasi dengan laboratorium pengujian di Vietnam. Pendampingan ini memastikan setiap tahapan berlangsung sesuai jadwal dan seluruh dokumen diterima tanpa koreksi.
Penutup
Kelengkapan dokumen untuk sertifikasi MOST menjadi faktor utama yang menentukan seberapa cepat produk bisa mendapatkan persetujuan di Vietnam. Dengan persiapan yang matang, pengecekan menyeluruh, dan dukungan lembaga profesional, perusahaan dapat mempercepat proses sertifikasi, menghindari revisi berulang, serta memastikan produk dapat beredar secara resmi di pasar Vietnam.
Leave a Comment