Berapa Lama Proses Sertifikasi SIRIM? Estimasi Waktu dan Tahapannya

Bagi produsen atau importir yang ingin memasarkan produk berbasis teknologi di Malaysia, memahami proses sertifikasi SIRIM adalah langkah yang tidak bisa diabaikan. Sertifikat ini bukan hanya menjadi bukti bahwa produk Anda telah memenuhi standar keselamatan dan teknis, tetapi juga merupakan persyaratan resmi sebelum barang dapat dijual atau digunakan secara legal di Malaysia.

Salah satu pertanyaan umum yang sering muncul adalah, “berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses sertifikasi SIRIM?” Artikel ini akan membahas estimasi waktu, tahapan, serta faktor-faktor yang dapat memengaruhi durasi proses sertifikasi.

Estimasi Waktu Proses Sertifikasi SIRIM

Secara umum, proses sertifikasi SIRIM membutuhkan waktu sekitar 3 hingga 6 bulan sejak semua dokumen dan sampel diterima secara lengkap oleh pihak SIRIM QAS International (lembaga yang ditunjuk untuk melakukan pengujian dan sertifikasi). 

Namun, waktu ini dapat bervariasi tergantung pada jenis produk, kelengkapan dokumen, serta apakah diperlukan pengujian tambahan di laboratorium lokal.

Jika hasil uji dari luar negeri sudah tersedia dan sesuai standar yang diakui SIRIM, waktu pemrosesan bisa lebih cepat. Sebaliknya, jika diperlukan uji ulang atau terjadi kekurangan dokumen, waktu pengurusan dapat menjadi lebih lama dari estimasi awal.

Tahapan Umum Proses Sertifikasi SIRIM

Untuk memahami alur kerjanya, berikut adalah tahapan proses sertifikasi SIRIM secara umum:

Pengajuan permintaan informasi (Request for Information/RFI)

Langkah pertama adalah mengisi dan mengirimkan formulir RFI ke pihak SIRIM QAS International. Dari informasi yang Anda berikan, SIRIM akan menyusun dan mengirimkan penawaran resmi (quotation) yang mencakup estimasi total biaya sertifikasi.

Pengajuan aplikasi sertifikasi

Jika Anda setuju dengan penawaran tersebut, langkah selanjutnya adalah mengisi formulir aplikasi dan membayar biaya pendaftaran. Setelah aplikasi diterima, SIRIM akan menunjuk ketua tim audit yang akan menangani seluruh proses sertifikasi Anda.

Audit tahap 1 (stage 1 audit)

Tahap audit awal ini dilakukan untuk menilai kelengkapan dokumen sistem manajemen yang Anda miliki. Tujuannya adalah memastikan bahwa dokumen dan persiapan Anda sudah memadai untuk dilanjutkan ke audit tahap kedua.

Audit tahap 2 (stage 2 audit)

Setelah semua temuan dari audit tahap 1 diselesaikan, Anda perlu memberi tahu tim audit bahwa Anda siap melanjutkan ke tahap 2. Pada audit ini, SIRIM akan mengevaluasi penerapan sistem secara nyata di lapangan, termasuk efektivitas sistem manajemen Anda dalam praktiknya.

Rekomendasi sertifikasi

Jika audit tahap 2 dinyatakan memuaskan dan semua ketidaksesuaian (jika ada) telah ditindaklanjuti, ketua tim audit akan membuat laporan rekomendasi kepada pengambil keputusan resmi di SIRIM.

Persetujuan sertifikasi  

Laporan rekomendasi tersebut akan ditinjau dan disetujui oleh pengambil keputusan yang berwenang di bawah pengawasan Komite Penasihat Sertifikasi.

Penerbitan sertifikat

Setelah seluruh biaya dibayarkan dan perjanjian sertifikasi ditandatangani, sertifikat akan diterbitkan secara resmi. Sertifikat ini berlaku selama 3 hingga 5 tahun tergantung pada skema sertifikasi yang digunakan.

Audit surveilans dan sertifikasi ulang

Perusahaan yang telah tersertifikasi akan menjalani audit surveilans setidaknya sekali dalam setahun. Dalam beberapa kasus khusus, audit bisa dilakukan lebih sering (dua hingga empat kali setahun). 

Untuk memperpanjang masa berlaku sertifikat, organisasi perlu menjalani audit sertifikasi ulang sebelum tanggal kedaluwarsa sertifikat yang berlaku.

Dengan memahami seluruh tahapan ini, Anda dapat mempersiapkan proses sertifikasi secara lebih efektif dan menghindari hambatan di tengah jalan. Jika diperlukan, Anda juga dapat bekerja sama dengan konsultan profesional, seperti Dimulti Indonesia, agar setiap tahap dapat dijalani dengan lebih efisien dan sesuai ketentuan.

Faktor yang Mempengaruhi Durasi Proses

Beberapa hal yang dapat mempercepat atau memperlambat proses sertifikasi SIRIM antara lain:

• Kelengkapan dan kesesuaian dokumen yang diserahkan
• Ketersediaan hasil uji laboratorium dari lembaga yang diakui
• Waktu pengiriman sampel fisik ke Malaysia
• Kepadatan antrean uji laboratorium lokal (jika diperlukan)

Kesimpulan

Secara rata-rata, proses sertifikasi SIRIM membutuhkan waktu antara tiga hingga enam bulan. Namun, proses ini bisa berlangsung lebih cepat jika dokumen Anda lengkap dan tidak memerlukan pengujian tambahan. Untuk menghindari keterlambatan, sangat disarankan bekerja sama dengan konsultan berpengalaman agar proses berjalan lancar dari awal hingga sertifikat diterbitkan.

Dengan memahami tahapan dan estimasi waktu ini, Anda dapat merencanakan pengurusan sertifikasi secara lebih efisien dan sesuai target pasar.